PDF Печать E-mail
Контроль школьной документации по итогам года


При инспектировании образовательных учреждений, даже возглавляемых опытными руководителями, довольно часто приходилось встречаться с фактами небрежно оформленной  школьной документации. Особенно это недопустимо в процессе завершения учебного года, ибо при возникновении конфликтной ситуации в этом случае бывает затруднительно, а иногда просто невозможно,  установить истину.

Поэтому, завершая учебный год, следует  проверить всю школьную документацию и, при необходимости, привести её в надлежащий порядок.

Контроль за оформлением школьной документации по итогам учебного года целесообразно поручить одному из заместителей директора, т.к. в этом деле важен единый подход, единые критерии и ответственность. Контроль проводится, как правило, до ухода работников ОУ в отпуск.

На что следует обратить внимание.

1.Классные журналы.

Все страницы должны быть аккуратно заполнены: проставлены даты проведенных занятий и записаны пройденные темы; выставлены все отметки, в т.ч. за контрольные, лабораторные, практические, проектные работы, учебные сборы (в 10 кл.), по итогам промежуточной и итоговой аттестации, итоговые за четверть, полугодие, год. Итоговые отметки должны быть обоснованы. Отнеситесь к этому повнимательнее, ибо здесь порой и кроется источник конфликтных ситуаций.

Примечание. Оценки за каждую учебную четверть (полугодие) выставляются после записи даты последнего урока по данному предмету в четверти (полугодии). Одновременно с этим четвертные (полугодовые) оценки заносятся классным руководителем в сводную ведомость учета успеваемости обучающихся.

Классные журналы сдаются  классными руководителями ответственному  администратору.

Аналогично надо принять журналы элективных курсов, группы продленного дня, факультативных занятий.

При ведение классного журнала в электронном формате должен быть осуществлен электронный перевод обучающихся из класса в класс на основании приказа директора ОУ,  итоговые результаты должны быть архивированы, копированы на бумажном и твердом носителе. Кроме того, итоговые отметки распечатываются на бумажном носителе и вручаются родителям, не имеющим интернет.

Примечание. Сводная ведомость итоговой успешности класса за учебный год выводится из системы учета в том виде, который предусмотрен действующими требованиями архивной службы. Если данные по учебному году хранятся в электронном виде, сводная ведомость может быть передана в архив сразу по завершении ведения учета в соответствующем классном журнале.

2. Алфавитная книга записи обучающихся образовательного учреждения.

При проверке данного документа следует обратить внимание, чтобы все записи по прибывшим и выбывшим учащимся, в т.ч. и окончившим школу, были  оформлены в соответствии с прилагаемой инструкцией. Выборочно провести их сверку с классными журналами – количество и фамилии обучающихся в алфавитной книге должны соответствовать списочному составу соответствующего класса.

3. Книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном) общем образовании, книга учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании.

Данные книги должны быть оформлены в соответствии с прилагаемой инструкцией, прошнурованы скреплены соответствующими подписями и печатями.  Обратите внимание на наличие записи решения педсовета и его даты, подписей выпускников, получивших аттестат, наличие в конце списка всех окончивших школу в данном году росписей лиц, за подписью которых выданы аттестаты.

Проведите выборочную (сплошную) проверку соответствия итоговых отметок в Книге и классном журнале. Неплохо бы подобную проверку провести и с аттестатами (еще до их вручения). Здесь нередко встречаются несоответствия. Лучше их предотвратить заранее.

4.Личные дела обучающихся.

Необходимо проверить наличие в них всех требуемых документов, доукомплектовать недостающими. Особо обратите внимание на наличие выставленных отметок по  итогам года и запись решения педсовета. Эта работа обычно входит в должностные обязанности классного руководителя. Личные дела также должны быть приняты ответственным администратром.

Примечание. При выбытии обучающегося из школы личное дело выдается на основании письменного заявления родителям (законным представителям). По окончании школы личное дело учащегося хранится в архиве школы 3 года.

5. Книга протоколов педагогического совета школы.

Обратите внимание на наличие протоколов всех проведенных педсоветов и их оформление. Все протоколы должны быть подписаны председателем и секретарем педсовета. Приложения к протоколам должны быть скомплектованы и оформлены в папки. Особое внимание уделите оформлению протоколов по итогам года. По каждому обсуждаемому вопросу должно иметься соответствующее  решение. При этом в протоколах педсовета также должны быть зафиксированы списки обучающихся по классам, переводимых в следующий класс или выпускаемых из школы. Книга протоколов педагогического совета должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена подписью директора и печатью школы.

6. Книги приказов.

Отнеситесь к этим документам с особой тщательностью. Они должны быть все подшиты согласно их нумерации, иметь подпись руководителя и печать, дату и подписи лиц, ознакомленных с приказом. Рекомендуется иметь 3 книги приказов: по основной деятельности, по кадрам и по движению обучающихся.

По итогам года нас должны интересовать приказы, которыми  оформляются решения педагогического совета о пререводе обучающихся в следующий класс, об оставлении на повторное обучение, об условном переводе, о допуске обучающихся к экзаменам, об окончании учащимися 9-го и 11-го классов, о награждении золотой медалью, похвальными листами и грамотами за успехи в учебе, об исключении из школы, а также о движении обучающихся (зачисление, выбытие) и т.д. При этом списки учащихся (по классам, переводимых в следующий класс или выпускаемых из школы и т.п.) фиксируются в протоколах педсовета, а в приказах указываются общие результаты.

7.Журнал учета пропущенных и замещенных уроков.

Тоже один из ответственных документов. По нему осуществляется оплата замещенных уроков. Записи в нем производятся только на основании надлежаще оформленных документов (приказов по школе, больничных листов, записей в классных журналах и т.п.). В этом в журнале должны быть росписи учителей, которые проводили уроки в порядке замещения. Записи в журнале должны соответствовать записям в Табеле учета использования рабочего времени и подсчета заработка.

8.Журнал учета проверок.

Если в школе были проверки, то должны быть и записи по их итогам. Если были замечания и рекомендации, необходимо проверить сроки их исполнения и наличие соответствующих отчетов.

9.Справки, анализы, отчеты.

Наличие указанных документов свидетельствует о вашем серьезном подходе к руководству ОУ. Приведите в порядок данную документацию. Систематизируйте её. Проанализируйте, в чем она вам помогла, где еще её можно использовать. Эти материалы могут вам понадобиться при подготовке Публичного доклада, планов работы на новый учебный год.

10.Есть ещё и другая документация: Планы работы, статистическая отчетность школы, внешкольная документация, регламентирующая документация, финансово-хозяйственная документация.

Вся она также должна быть проверена и приведена в порядок. Помните, ответственность за состояние и правильное ведение делопроизводства, сохранность их, своевременное исполнение документов возлагается на директора школы.
Обновлено ( 17.11.2014 09:12 )